I prosjektet DIGVAR – Digitale varelager i Etat for sykehjem arbeider vi med å forbedre hvordan avdelingene bestiller, tar imot, lagrer og bruker forbruksvarene som skal komme beboerne til gode. Nå i første omgang ser vi på medisinske forbruksvarer, inkontinens- og rengjøringsprodukter. Målet, som allerede er oppnådd på Ulset sykehjem, er både bedre omsorg for beboerne, en lettere arbeidshverdag for medarbeidere i tillegg til en bedret økonomi! På toppen av dette skaper erfaringen med den nye driften et grunnlag for en forsterket samarbeids- og utviklingskultur på tvers av hvert sykehjem.
Siden tidlig på 90-tallet har det vært populært å se på hvordan såkalte «prosesser» fungerer i virksomhetene våre. Dette gjelder også for helsesektoren. Men hva er da slike «prosesser» egentlig? På den ene siden kan vi tenke utvikling. Definisjonen til Pål Tanggaard i Prosesslederboka (Lent) lyder som følger; «prosess er måten vi beveger oss fra én tilstand, A, til en annen tilstand, B». Fokuset her er da at man ikke vet hvordan «B» ser ut, og at prosessledelse handler om å utvikle seg inn i det ukjente mot helt nye løsninger.
På den andre siden kan «prosess» handle om driften vi allerede har. Selv om vi ikke endrer noe, og stegne er kjente, består driften av en rekke handlinger som til sammen skaper noe. Dette er også en prosess! I helsesektoren skaper vi helsetjenester. På det litt formelle fagspråket, kan vi da si at tjenesteprosesser innebærer en sekvens av aktiviteter som er planlagt og organisert på en måte som effektivt leder til levering av tjenesten. Disse aktivitetene kan være både interne og eksterne, og de kan være avhengige av hverandre.
I prosjektet «Digitale varelager» er det nettopp slike planlagte «sekvenser av aktiviteter» vi jobber med å forbedre, når vi jobber med hele forløpet mht. å bestille og benytte forbruksvarer.
For ikke lenge siden var det slik at sykehjemmene hadde et stort hovedlager i kjelleren. Alle måtte løpe ned hit for å finne varene. Det var som regel ikke fast orden på hva man skulle handle, eller på hvor varene skulle ligge. Ofte var det svært få personer som hadde med lagerholdet å gjøre, i verste fall en, og mye tid gikk med til telling og leting. Varer gikk ut på dato, og man kunne stå i beit da det ble tomt før noen fikk oversikt.
Nå er det blitt slik at alle avdelinger har lagrene tett på, gjerne i selve avdelingen. Det blir slutt på lange gangavstander. I tillegg får alle varene faste og merkete plasser, slik at man visuelt lett kan se hva man har, hvor det står og om det må bestilles mer eller ikke. Tidkrevende telling og leting blir det slutt på. Videre er det avdelingene i fellesskap som bestemmer akkurat hva de skal ha på handlelisten for sine beboere. Sammen med at de nå har budsjettansvaret selv, fører dette til at beboerne har de den rette kompetansen til å sørge for at pengene brukes fornuftig og rekker lengst mulig.
Gjennom å jobbe med prosessen for anskaffelse og bruk av forbruksvarer, arbeider nå sykehjemmene også direkte med sin kultur. Enkelt sagt er kultur «slik vi tenker og gjør det hos oss». Det hjelper lite å samles én eller to ganger i året for å snakke seg frem til en ny kultur, for en ny kultur handler først og fremst om at vi må gjøre noe. Å jobbe med å definere tjenesteprosessene våre, er derfor kanskje den mest effektive måten å jobbe frem en ny ønsket kultur. Når vi blir enige om hvordan vi sammen skal realisere en ny prosess, da jobber vi jo i realiteten med å klargjøre hvordan vi tenker, hva vi setter verdi på og hvordan vi gjør ting – da jobber vi direkte med kulturen samtidig som vi får tingene gjort!
Vi som jobber med prosjektledelse gjør jo dette fordi vi liker å arbeide i kontakt med driften, det er som regel alltid det gøyeste og mest interessante. Det som er ekstra givende i dette prosjektet er at initiativet kommer fra driften selv, at resultatene er gode og at sykehjemmene samtidig bygger grunnlaget for videre samarbeid og utvikling.
Nå tidlig i mars 2024 er to tredjedel av sykehjemmene godt i gang med omleggingen, og den siste tredjedelen begynner denne måneden. Planen er at alle skal være i gang med den nye driften før vi går på sommer ferie.
Ta kontakt med Smart omsorg her