Du kan henvende deg til Bergen kommune på telefon eller e-post dersom du har spørsmål om skjemaløsningen.
Bergen kommune kan kreve at du logger deg inn via ID-porten for å fylle ut skjema. Dersom det ikke er satt krav om innlogging, kan du fylle ut og sende inn skjema uten å autentisere deg.
Du beveger deg i skjemaet ved å klikke på Neste- eller Forrige-knappene. Du kan også velge side i menyen til venstre. De fleste skjema vil være dynamiske, det vil si at de endrer seg etter hva du fyller ut underveis. Dermed vil ikke alltid alle sider være synlige i menyen.
Du finner veiledning og utfyllingshjelp i boksen til høyre som heter Veiledning. De fleste felt har utfyllingshjelp som kommer frem i veiledningsboksen når markøren står i feltet. Enkelte steder finner du også en knapp med spørsmålstegn; ved å klikke på knappen får du frem en mer generell veiledningstekst.
I veiledningsboksen vil også ev. feilmeldinger fremkomme med rød tekst. Feltet med feil vil også markeres med rødt. Eksempler kan være at du har brukt ugyldig datoformat eller for få siffer i et telefonnummer. Du kan klikke på selve feilmeldingen for å gå til feltet som må rettes.
Noen felt i skjemaet er obligatoriske å fylle ut; disse er merket med stjerne (*). Du kan bla mellom skjemasidene uten å fylle ut obligatoriske felt, men du får ikke sendt inn skjemaet før disse er utfylt. Siste skjemaside vil gi deg oversikt over hvilke obligatoriske felt som ikke er utfylt.
Dersom du måtte logge inn via ID-porten kan du lagre utkast av skjema slik at du kan gjenoppta utfylling senere. Lagrede utkast finner du under Saker på Min side.
Ved å klikke på Avbryt-knappen, får du først spørsmål om du ønsker å lagre et utkast av skjemaet. Er du ikke innlogget og svarer Ja, vil du komme til påloggingssiden.
Hvis du ikke har klikket på noen knapper eller fylt ut noe i skjemaet i løpet av 60 minutter, vil du få et tidsavbrudd. Dette innebærer at du mister ev. informasjon som du har fylt ut i skjemaet og som du ikke har lagret. Etter et tidsavbrudd må du starte utfylling av skjemaet på nytt.
Siste side i skjemaet er en kontrollside der alle felt blir kontrollert før du kan sende inn. Felt med feil eller manglende innhold vil bli listet opp i rødt med beskrivelse av feilen og lenke tilbake til det aktuelle feltet.
Når skjemaet er korrekt utfylt, gir kontrollsiden deg en samlet oversikt over alt du har fylt ut. Du kan skrive ut kontrollsiden ved å klikke på Skriv ut-knappen øverst til høyre.
Du sender inn skjemaet fra kontrollsiden ved å klikke på Send inn-knappen. Dersom kontrollsiden inneholder feil eller mangler, vil Send inn-knappen være inaktiv. Når skjemaet er sendt, får du en kvittering på skjermen med en referanse-id. Du kan velge å skrive ut kvitteringen eller få den tilsendt på e-post. Er du innlogget, vil referanse-id-en også framkomme under Mine saker i mappen «Innsendte skjema». Du bør oppgi referanse-ID-en dersom du trenger å kontakte Bergen kommune om det innsendte skjemaet.
Bergen kommune kan ha satt krav om at du logger deg inn for å være sikker på at du er den du gir deg ut for. Dersom det ikke er satt krav om autentisering, kan du fylle ut og sende inn skjema uten å logge inn. Ved å likevel velge innlogging, får du muligheten til å lagre utkast av skjemaet og får oversikt over alle lagrede utkast og innsendte skjema under Mine saker.
Du er lurt å ta vare på referanse-id-en. Dersom du trenger å kontakte Bergen kommune om det innsendte skjemaet, bør du oppgi denne. Kvitteringen med referanse-id kan være viktig f.eks. hvis det er tvil om du har sendt inn et skjema innen en gitt frist.
Er du innlogget, behøver du ikke skrive ned referanse-id-en, da du vil finne den under Mine saker i mappen «Innsendte skjema».
Kvitteringen med referanse-id bekrefter at skjemaet er sendt inn. Bergen kommune kan i tillegg sende deg en egen melding om at de har mottatt skjemaet.
Der tilleggsdokumentasjon er nødvendig for å behandle skjemaet, kan du laste opp vedlegg ved å klikke på «Bla gjennom»-knappen. Filen(e) du laster opp, blir da sendt inn sammen med skjemaet. Totalt må vedleggene ikke overstige 40 MB. Følgende filtyper kan lastes opp: doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, odt, ods, odp, pdf, jpg, gif, png, txt, rtf.
Har du ikke tilleggsdokumentasjonen i digitalt format, kan du sende vedleggene i posten. Når du ettersender vedlegg, må du merke dem med hva saken gjelder, navnet ditt og referanse-id-en for innsendt skjema.
Saken vil ikke bli behandlet før vedleggene har kommet frem til Bergen kommune.
